Zeiterfassung gehört in vielen Unternehmen zum Alltag – und ist längst nicht mehr nur eine organisatorische Aufgabe, sondern eine gesetzliche Pflicht. Besonders kritisch wird es, wenn es um Projektstunden geht, die abgerechnet werden müssen.
Ungenaue oder fehlende Einträge führen zu verzögerter Rechnungsstellung, Unsicherheit bei Kund*innen und potenziellen rechtlichen Risiken. Seit den Urteilen des Europäischen Gerichtshofs und des Bundesarbeitsgerichts ist klar: Arbeitgeber müssen Arbeitszeiten elektronisch, vollständig und manipulationssicher erfassen. Die Realität sieht jedoch oft anders aus.
Manuelle Zeiterfassung kostet Zeit und Nerven
Fehleranfällige Prozesse, vergessene Einträge oder unvollständige Beschreibungen sind Alltag. Das betrifft besonders Projektstunden, die korrekt dokumentiert und abgerechnet werden müssen. Das führt nicht nur zu Unsicherheiten bei der Rechnungsstellung, sondern bringt Unternehmen auch in eine rechtliche Grauzone.
- Zeiten werden zu spät oder gar nicht eingetragen.
- Buchungen sind ungenau oder unvollständig.
- Die Rechnungsstellung verzögert sich und Rückfragen von Kunden häufen sich.
Die Folge: Zusätzlicher Aufwand, gebundene Ressourcen und eine Zusammenarbeit, die unnötig kompliziert wird.
Die Lösung: KI-gestützte Zeiterfassung
Mit KI-gestützter Zeiterfassung wird der Pflichtprozess zum smarten Workflow. Intelligente Agenten greifen auf Datenquellen wie Kalender, E-Mails, Meetings oder Projekttools zu und schlagen automatisch passende Zeiteinträge vor – inklusive Projektstunden, die direkt in Rechnungen übernommen werden können. Mitarbeitende bestätigen diese Vorschläge nur noch mit einem Klick oder passen sie an. Auch Spracheingaben wie „Buche zwei Stunden für das Kickoff-Meeting mit Kunde XY“ sind möglich.
Besonders hilfreich: Aus den Kontextinformationen entstehen präzise Tätigkeitsbeschreibungen. So erhältst du vollständige Leistungsnachweise mit Datum, Dauer, Tätigkeit, Ort und erbrachter Leistung – eine ideale Grundlage für Abrechnung und Kundenkommunikation.
Mehrwerte auf einen Blick
- Entlastung im Alltag: Kein händisches Nachtragen von Zeiten mehr
- Höhere Buchungsqualität: Tätigkeiten und Zeiten werden automatisch und genau erfasst
- Schnellere Abrechnung: Automatisierte Prozesse sparen Zeit und vermeiden Fehler
- Mehr Transparenz: Detaillierte Leistungsnachweise stärken das Vertrauen der Kund*innen
- Einfache Integration in bestehende Systeme wie Microsoft 365, ERP oder CRM
- Flexible Nutzung über Desktop, Mobile oder Spracheingabe
Für wen sich die Lösung lohnt
Besonders profitieren Unternehmen mit projektbasierter Arbeit, Dienstleistungsfirmen und Teams mit hoher Meeting- oder Kundeninteraktion. Überall dort, wo Projektstunden korrekt erfasst, abgerechnet und rechtlich abgesichert werden müssen, bringt die KI-gestützte Zeiterfassung spürbare Vorteile.
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