Die meisten Unternehmen starten KI-Projekte mit der Frage nach dem passenden Tool. Bei der Join stand am Anfang eine andere Frage: Wer entwickelt die Anwendungen überhaupt? Die Entwicklung von KI-Anwendungen ist hier bewusst dezentral aufgestellt. KI entsteht dort, wo das Fachwissen liegt, in den einzelnen Business Units, zusammengehalten von gemeinsamen Standards und zwei bereichsübergreifenden Gremien. Als IT-Unternehmen hat die Join dafür andere Voraussetzungen als ein Betrieb mit einer klassischen IT-Abteilung. Das Prinzip dahinter lässt sich trotzdem übertragen.
Warum KI-Anwendungen fachliche Nähe brauchen
Eine Lösung für Vertragsmanagement stellt andere Anforderungen als eine Anwendung für Projektcontrolling, Wissensmanagement oder Content-Generierung. Wer sie entwickelt, muss nicht nur die Technologie beherrschen, sondern die Prozesse, Daten und fachlichen Regeln dahinter kennen.
Genau dort setzt die dezentrale Organisation an: KI entsteht da, wo das Fachwissen ohnehin liegt. Das Risiko dieses Modells ist bekannt, nämlich eine Sammlung voneinander losgelöster Insellösungen. Dagegen stehen gemeinsame Leitplanken.
Verschiedene Bereiche, verschiedene Schwerpunkte
Den fachlichen Kern bildet das Data & AI Team in der Business Unit Enterprise Services. Dort kommen DevOps/MLOps, Data Science, Business Consulting mit den Schwerpunkten AI sowie Data & Search und Softwarearchitektur zusammen. Das Team verantwortet daten- und KI-getriebene Kundenprojekte sowie produktähnliche KI-Lösungen.
Daneben entsteht KI auch in anderen Bereichen:
- Microsoft Services implementiert und erweitert Microsoft Copilot und Copilot Studio für individuelle Kundenanforderungen.
- Product Services integriert KI-Funktionen in LEDOX365, die Legal Suite von der Join für Vertrags- und Rechtsabteilungen auf Basis von Microsoft 365. Dazu zählen vertragsbezogene Formulierungshilfen und Wissensunterstützung.
- Tourismus Services entwickelt KI-gestützte Lösungen für Content-Generierung und semantische Datenstrukturen.
- Das Project Management Office arbeitet an einem internen KI-System, das Projektcontrolling- und CRM-Prozesse unterstützen soll.
KI ist damit bei der Join nicht auf ein einzelnes Team begrenzt, sondern fester Bestandteil in allen Business Units und deren Kundenprojekten, Produkten und internen Prozessen.
Zwei Gremien für gemeinsame Leitplanken
Dezentral heißt nicht, dass jeder Bereich eigene Regeln aufstellt. Zwei bereichsübergreifende Strukturen sichern die Standards.
Die AI-Task-Force mit Teilnehmenden aus Geschäftsführung, Finance & Controlling, ITSM, Entwicklungsleitung und den Business-Unit-Leads bewertet neue Technologien, definiert Standards und entwickelt den AI-first-Ansatz weiter, also den Anspruch, KI nicht als Zusatzfunktion, sondern als selbstverständlichen Bestandteil von Produkten und Prozessen zu denken.
Das AI-Compliance-Team mit Vertretern aus PMO, Legal & Contract Management, ITSM und ISMS prüft neue KI-Lösungen gegen interne Richtlinien, Governance und Compliance. So steht bereits während der Entwicklung fest, unter welchen organisatorischen und regulatorischen Bedingungen eine Anwendung eingesetzt werden kann.
Was der Ansatz in der Praxis bringt
- Fachliche Nähe: Lösungen entstehen dort, wo Prozesse und Anforderungen bekannt sind.
- Breite Perspektive: Consulting, Entwicklung, Architektur, Data Science, Produktmanagement und Operations bringen unterschiedliche Blickwinkel ein.
- Praxisbezug: Entwickelt wird an echten Kundenprojekten, Produkten und internen Prozessen, nicht an Pilotszenarien.
- Übertragbarkeit: Was in einem Bereich funktioniert, lässt sich über die Gremien in andere Projekte tragen.
Was das für dein KI-Projekt bedeutet
Eine Einschränkung vorweg: Diese Struktur lässt sich nicht eins zu eins auf jedes Unternehmen übertragen. Bei der Join gehört Softwareentwicklung zum Kerngeschäft, in den meisten Unternehmen gibt es dagegen eine IT-Abteilung, die Systeme betreibt und absichert, aber keine Anwendungen baut. Übertragbar ist trotzdem das Prinzip dahinter: Der Fachbereich definiert den Anwendungsfall und bringt sein Prozesswissen ein, die IT verantwortet Betrieb, Integration und Sicherheit, und eine kleine bereichsübergreifende Runde entscheidet über Standards und Freigaben. Ob die Umsetzung dann intern erfolgt oder mit einem Partner, ist die nachgelagerte Frage.
Relevant wird dieser Ansatz überall dort, wo KI nicht als isoliertes Tool eingeführt werden soll. Die entscheidende Frage lautet dann nicht, welches Modell technisch verfügbar ist, sondern wie KI zu einem konkreten Geschäftsprozess, den vorhandenen Daten und den bestehenden Systemen passt.
Ausgangspunkt ist deshalb immer ein konkreter Anwendungsfall: Welches Problem soll gelöst werden? Welche Daten und Systeme sind vorhanden, und in welchem Zustand? Wie fügt sich die Lösung in bestehende Prozesse ein?
Der Punkt, der dabei am häufigsten unterschätzt wird, ist die Datenbasis. Für den produktiven Einsatz dürfen ausschließlich bereinigte Daten verwendet werden, denn jede KI-Anwendung reicht die Qualität ihrer Grundlage unmittelbar weiter.
Join unterstützt Unternehmen dabei, diese Potenziale zu bewerten und daraus konkrete KI-Anwendungen zu entwickeln.