Ein KI-Assistent ist in einer Verwaltung heute schnell bereitgestellt. Lizenz buchen, Zugriff freigeben, fertig. Die eigentliche Frage stellt sich erst danach: Worauf soll er eigentlich antworten?
Beispiel Bauamt. Ein Assistent soll den Sachstand zu einem Vorhaben zusammenfassen. Dafür braucht er die Bauakte. Die liegt als gescanntes PDF ohne Texterkennung auf einem Laufwerk, ein Teil der Korrespondenz steckt im Funktionspostfach, die aktuelle Fassung der Stellungnahme heißt „Entwurf_final_v3“. Das Modell ist leistungsfähig. Zugreifen kann es trotzdem auf nichts Belastbares.
KI-Projekte in Kommunen scheitern selten am Modell. Sie scheitern an der Datenbasis darunter.
Warum KI schwache Daten nicht ausgleicht
Bei klassischer Software fällt eine Lücke in den Daten sofort auf. Ein Feld bleibt leer, ein Bericht zeigt null, jemand meldet den Fehler.
Ein Sprachmodell verhält sich anders. Es liefert auch dann eine vollständige, gut formulierte Antwort, wenn die Grundlage lückenhaft, veraltet oder widersprüchlich ist. Genau das macht es riskant: Die Schwäche der Datenbasis ist der Antwort nicht anzusehen. Sie wird durch die Formulierung sogar aufgewertet.
Deshalb ist die Vorarbeit an den Daten keine Fleißaufgabe vor dem eigentlichen Projekt. Sie ist das Projekt.
Was „strukturiert“ konkret bedeutet
Strukturiert heißt nicht, dass alles in einer Datenbank liegen muss. Es heißt, dass fünf Dinge geklärt sind.
Ablage
Ein definierter Ort je Dokumentart statt einer Verteilung über Fachverfahren, Laufwerke, Postfächer und gewachsene Ordnerstrukturen. Ein Assistent kann nur finden, was einen festen Platz hat.
Format
Durchsuchbarer Text statt Bilddatei. Eine gescannte Akte ohne Texterkennung ist für ein Sprachmodell eine Sammlung von Pixeln. OCR und strukturierte Felder für die wichtigsten Angaben machen aus dem Scan verwertbaren Inhalt.
Benennung
Einheitliche Bezeichnungen und gepflegte Metadaten: Fachbereich, Verfahren, Datum, Status. Ohne diese Angaben kann der Assistent zwei Dokumente nicht auseinanderhalten und nicht einordnen, welches das aktuelle ist.
Aktualität
Ein führender Stand pro Vorgang, dazu Aufbewahrungsfristen und ein Löschkonzept. Liegen mehrere Fassungen parallel, zitiert die KI mit gleicher Überzeugung aus der überholten.
Zugriff
Gepflegte Berechtigungen, die der Assistent übernimmt. Er darf einer Person nur zeigen, was sie ohnehin sehen dürfte. Historisch gewachsene Rechte werden im Moment der KI-Einführung zum Problem, weil plötzlich durchsuchbar wird, was vorher faktisch niemand gefunden hat.
Über allem steht eine Grundregel: Für Auswertungen und KI-Anwendungen dürfen ausschließlich bereinigte und freigegebene Daten verwendet werden. Ungeprüfte Rohbestände gehören nicht in den produktiven Betrieb.
Drei Anzeichen, dass die Daten noch nicht so weit sind
Die Antwort klingt gut, stimmt aber nicht. Ein Zeichen dafür, dass der Assistent aus lückenhaften Quellen kombiniert, statt zu belegen.
Die Antwort stammt aus einem alten Stand. Dann fehlt die Kennzeichnung, welche Fassung gilt, oder es fehlt die Löschung der überholten.
Alle sehen alles. Wenn im Test plötzlich Personalunterlagen in der Trefferliste auftauchen, ist nicht die KI das Problem, sondern das Berechtigungskonzept dahinter.
Die Reihenfolge, die funktioniert
Der häufigste Fehler ist der Versuch, erst die gesamte Datenlandschaft aufzuräumen und danach mit KI zu starten. Das dauert Jahre und wird nie fertig.
Sinnvoller ist der umgekehrte Weg: einen konkreten Anwendungsfall auswählen und genau die Daten strukturieren, die dieser Fall braucht.
- Anwendungsfall festlegen, zum Beispiel Auskunft zu einem Verfahren.
- Prüfen, welche Bestände er berührt und in welchem Zustand sie sind.
- Diese Bestände strukturieren: Ablage, Format, Benennung, Stand, Rechte.
- In einem begrenzten Kreis testen und die Antworten stichprobenartig gegen die Akte prüfen.
- Erst dann ausrollen und den nächsten Anwendungsfall angehen.
Der Aufwand bleibt überschaubar und die Verwaltung sieht nach wenigen Wochen ein Ergebnis statt nach zwei Jahren ein Konzept.
Wo der Einstieg in Kommunen realistisch ist
Gut geeignet sind Bereiche mit hohem Wiederholungsanteil und überschaubarem Risiko: Recherche in Vorschriften und Dienstanweisungen, Zusammenfassungen aus dem Ratsinformationssystem, Vorbereitung wiederkehrender Auskünfte, Übertragung von Bescheidtexten in verständliche Sprache.
Weniger geeignet für den Start sind Fälle, in denen die KI unmittelbar an einer Entscheidung mit Rechtsfolge mitwirkt. Nicht, weil es technisch nicht ginge, sondern weil dort die Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Datenqualität am höchsten sind.
Fazit
Die Frage ist nicht, ob eine Kommune KI einsetzen kann. Sie ist, ob die Daten so vorliegen, dass die Antworten belastbar sind.
Strukturierte Ablage, lesbare Formate, einheitliche Benennung, ein führender Stand und gepflegte Rechte sind kein Vorprojekt. Sie sind die Voraussetzung dafür, dass aus einem beeindruckenden Werkzeug ein verlässliches wird.
Du willst wissen, welche Daten deine Kommune für einen ersten KI-Anwendungsfall braucht und in welchem Zustand sie sind?