In vielen Unternehmen gehören manuelle Routinen zum Alltag – wichtig, aber fehleranfällig, zeitintensiv und oft wenig skalierbar. So auch bei Join: Die Qualitätssicherung in Projekten war bisher mit vielen kleinen, aber entscheidenden Aufgaben verbunden, die selten konsequent erledigt wurden. Was daraus entstanden ist? Eine smarte, KI-gestützte Lösung, die heute mehr als nur Arbeit abnimmt.
Manuelle Aufgaben, Medienbrüche und fehlende Transparenz
Joins Qualitätssicherung basierte auf Prozessen, die regelmäßig angestoßen, überwacht und dokumentiert werden mussten. Doch das CRM (Microsoft Dynamics 365 Sales Hub) und die Projektmanagement & Ressourcenplanung (BlueAnt) liefen unabhängig voneinander – mit allen typischen Folgen:
- Es gab kein proaktives Monitoring, das bei Projektabweichungen automatisch Alarm schlug.
- Fertigmeldungen blieben unbemerkt aus, und niemand wurde informiert.
- CRM und Projektsysteme arbeiteten unabhängig – ein durchgängiger Überblick war unmöglich.
- Bestehende APIs waren begrenzt, Schnittstellen unvollständig, Prozesse uneinheitlich.
Das Ergebnis: hoher manueller Aufwand, reaktive Steuerung und eine insgesamt geringe Transparenz.
Die Lösung: KI-gestützte Automatisierung
Mit dem Ziel, diese Lücke zu schließen, wurde mit Cursor (einer Entwicklungsplattform mit LLM-Unterstützung) ein modularer Node.js-basierten Server entwickelt, der ergänzend zum BA-System intelligente Tools bereitstellt.
Die Lösungsmodule im Überblick:
- Fertigmeldungsmodul – Erkennt automatisch fehlende Fertigmeldungen und informiert die zuständigen Rollen – strukturiert, nachvollziehbar, dokumentiert.
- Projektmodul – Führt regelmäßige Qualitätsprüfungen anhand definierter Regeln durch. Auffällige Projekte werden visuell dargestellt und mit Aufgaben verknüpft.
- Finanzmodul – Nutzt DATEV-Daten unabhängig vom Projektmanagementsystem, um Leistung und Kosten projektbezogen auszuwerten.
- Analysemodul (aktuell in Entwicklung) – Verknüpft Daten aus Dynamics 365, BlueAnt und DATEV, um Forecasts, Analysen und fundierte Handlungsempfehlungen zu liefern.
Der Mehrwert im Alltag
- Vereinfachte Projektqualitätsprüfung
- Klar zugewiesene Verantwortlichkeiten bei Abweichungen
- Aufgabentracking und Automatisierung statt Excel & Bauchgefühl
- Verknüpfung relevanter Systeme für mehr Transparenz
- Leichte Bedienbarkeit durch durchdachtes UI und Navigation
Mehr Überblick, weniger Aufwand
Durch den Einsatz von KI konnte eine skalierbare Lösung geschaffen werden, die nicht nur Prozesse vereinfacht, sondern Verantwortlichkeiten klar zuweist und für mehr Transparenz sorgt.
Was früher manuell, träge und fehleranfällig war, ist heute intelligent, verbunden und skalierbar. Und das Beste: Die Lösung wächst mit den Anforderungen intelligent weiter.
Neugierig geworden?
🤝Wir teilen gern unsere Erfahrungen und zeigen, wie sich ähnliche Herausforderungen auch in anderen Organisationen lösen lassen – pragmatisch, effizient und KI-unterstützt. Kontaktiere uns und buche jetzt deinen persönlichen Termin.
Buche hier jetzt deinen Termin
Gemeinsam finden wir die beste Lösung für deine Anforderungen!
Mehr dazu hier: KI-Automatisierung