E-Mails, Gesprächsnotizen oder Stichpunkte enthalten oft alle Informationen, die für einen Aktenvermerk benötigt werden. Trotzdem entsteht daraus nicht automatisch ein fertiges Verwaltungsdokument. Die Inhalte müssen gesichtet, geordnet, formuliert und in die vorgegebene Struktur übertragen werden. Genau hier kann RathausGPT mit Aktenvermerken mit KI weiterhelfen. RathausGPT transformiert unstrukturierte Informationen in einen formal passenden Entwurf und unterstützt damit einen wiederkehrenden Arbeitsschritt in der Verwaltung.
Und das alles datenschutzkonform!
Aktenvermerke erstellen kostet Zeit
Im Verwaltungsalltag entstehen Informationen an vielen Stellen. Eine E-Mail enthält wichtige Sachverhalte, ein Telefonat wird stichpunktartig dokumentiert oder nach einem Gespräch werden kurze Notizen festgehalten. Für die weitere Bearbeitung müssen diese Informationen häufig in eine einheitliche und nachvollziehbare Form gebracht werden.
Gerade bei wiederkehrenden Dokumentationsaufgaben kostet nicht unbedingt das Schreiben selbst die meiste Zeit. Aufwendig ist vielmehr, die vorhandenen Informationen zu erfassen, relevante Inhalte herauszufiltern und sie entsprechend den geltenden Vorgaben aufzubereiten. Dadurch entstehen Routineaufgaben, die Mitarbeitende regelmäßig erledigen müssen, obwohl sie fachlich häufig wenig anspruchsvoll sind.
Typische Herausforderungen sind:
- Informationen liegen in unterschiedlichen Formaten und an verschiedenen Stellen vor.
- Notizen und E-Mails müssen manuell strukturiert und formuliert werden.
- Vorgaben für Aufbau, Sprache und Inhalt müssen bei jedem Aktenvermerk berücksichtigt werden.
- Die eigentliche fachliche Arbeit wird durch wiederkehrende Dokumentationsaufgaben unterbrochen.
Aktenvermerk mit KI: So unterstützt RathausGPT bei der Erstellung
RathausGPT setzt genau an diesem Prozess an. Unstrukturierte Informationen wie E-Mails oder Notizen können analysiert und anhand definierter Vorgaben in einen strukturierten Entwurf für einen Aktenvermerk überführt werden.
Dabei ersetzt die KI nicht die fachliche Prüfung. Sie übernimmt vielmehr die vorbereitende Arbeit: Informationen werden strukturiert, relevante Inhalte zusammengeführt und in die gewünschte Form gebracht. Die zuständigen Mitarbeitenden prüfen den Entwurf, ergänzen ihn bei Bedarf und geben den fertigen Aktenvermerk frei.
Das Ziel ist eine spürbare Entlastung bei zeitaufwendigen Routineaufgaben. Wenn wiederkehrende Arbeitsschritte gezielt mit KI unterstützt werden, können Bearbeitungsprozesse beschleunigt und freie Kapazitäten für fachlich wichtigere Aufgaben geschaffen werden.
Welche Vorteile bietet ein Aktenvermerk mit KI?
Der konkrete Mehrwert entsteht vor allem dort, wo Mitarbeitende regelmäßig ähnliche Dokumentationsaufgaben erledigen und dabei Informationen aus unterschiedlichen Quellen zusammenführen müssen.
- Spürbare Entlastung: Routineaufgaben bei der Dokumentation werden gezielt unterstützt und können dadurch weniger Zeit beanspruchen.
- Schnellere Bearbeitung: Aus vorhandenen E-Mails und Notizen entsteht schneller ein strukturierter Dokumententwurf.
- Einheitliche Dokumentation: Vorgegebene Strukturen und Anforderungen können bei der Erstellung berücksichtigt werden.
- Volle Kontrolle: Die fachliche Prüfung und Freigabe bleiben beim zuständigen Personal.
- Datenschutz im Fokus: Hochsensible Verwaltungsdaten müssen geschützt und entsprechend den geltenden Anforderungen verarbeitet werden.
- Smarte Systemintegration: Langfristig kann KI direkt in bestehende Umgebungen wie DMS, eAkte und Fachverfahren eingebettet werden.
- Mehr Zeit für wichtige Aufgaben: Mitarbeitende werden bei Routinearbeiten unterstützt und erhalten dadurch mehr Freiraum für fachliche und bürgernahe Tätigkeiten.
Für wen lohnt sich der Einsatz von KI bei Aktenvermerken?
Der Use Case eignet sich besonders für kommunale Verwaltungen, in denen regelmäßig Aktenvermerke aus E-Mails, Gesprächsnotizen oder anderen unstrukturierten Informationen erstellt werden. Besonders interessant ist der Einsatz, wenn klare Vorgaben für Aufbau und Inhalt bestehen und der Prozess dadurch gut mit KI unterstützt werden kann.
Dabei sollte der Aktenvermerk nicht isoliert betrachtet werden. Für eine nachhaltige Nutzung von KI in der Verwaltung kommt es darauf an, die Technologie in bestehende Arbeitsabläufe einzubetten. DMS, eAkte und Fachverfahren können dabei langfristig die Umgebungen bilden, in denen KI-Unterstützung direkt verfügbar ist.
Wichtig bleiben dabei Kontrolle und Datenschutz. Die KI erstellt einen Entwurf, während die fachliche Verantwortung und die abschließende Freigabe bei den Mitarbeitenden liegen. So steht nicht die Automatisierung um ihrer selbst willen im Mittelpunkt, sondern die gezielte Entlastung der Belegschaft.
KI in der Verwaltung sinnvoll einsetzen
RathausGPT zeigt, wie sich KI anhand konkreter Anwendungsfälle in den Verwaltungsalltag integrieren lässt. Ein Aktenvermerk ist dafür ein greifbares Beispiel: Aus bereits vorhandenen Informationen entsteht mit Unterstützung der KI schneller ein strukturierter Dokumententwurf.
Der entscheidende Punkt ist dabei nicht, möglichst viele Aufgaben zu automatisieren. Sinnvoll ist vielmehr, dort anzusetzen, wo wiederkehrende und zeitaufwendige Tätigkeiten Mitarbeitende regelmäßig binden. So kann KI dazu beitragen, freie Kapazitäten für die Aufgaben zu schaffen, bei denen fachliche Erfahrung, Bewertung und der direkte Austausch mit Bürgerinnen und Bürgern gefragt sind.
Wenn du prüfen möchtest, welche Prozesse sich in deiner Verwaltung für einen solchen KI-Einsatz eignen, kann eine gezielte Analyse der bestehenden Arbeitsabläufe der erste Schritt sein.
Vereinbare eine kostenlose Erstberatung