Eine Beschwerde, ein Einspruch, ein umfangreicher Antrag: Was früher Stunden gekostet hat, entsteht heute in wenigen Minuten. Ein KI-Tool genügt. Wie DIE ZEIT berichtet, beobachten Gerichte, Behörden und Schlichtungsstellen teilweise deutlich umfangreichere und zahlreichere Eingaben. Wie hoch der Anteil KI-generierter Schreiben tatsächlich ist, lässt sich kaum bestimmen.
Für Verwaltungen entsteht damit eine unangenehme Rechnung: Auf der einen Seite wächst die Arbeit, auf der anderen Seite bleiben die personellen Ressourcen begrenzt. Die Antwort liegt selten darin, KI-generierte Anträge mit KI-generierten Antworten zu beantworten. Sinnvoller ist der Blick auf die Arbeit, die heute schon jeden Tag manuell erledigt wird.
Nicht jede zusätzliche Anfrage muss zusätzliche Arbeit bedeuten
Wenn Bürgerinnen und Bürger mit KI-Unterstützung umfangreichere Schreiben erstellen, verändert das die Arbeit in den Ämtern. Informationen prüfen, Sachverhalte erfassen, Zuständigkeiten klären, Antworten vorbereiten: Der Aufwand pro Vorgang steigt.
Entscheidend ist deshalb nicht allein die Zahl der Anfragen, sondern wie viel Handarbeit hinter jeder einzelnen steckt.
- Informationen müssen aus langen Dokumenten herausgearbeitet werden.
- Zuständigkeiten und einschlägige Vorschriften müssen gefunden werden.
- Wiederkehrende Anliegen werden immer wieder von vorn bearbeitet.
- Protokolle, Aktenvermerke und Zusammenfassungen entstehen manuell.
Digitalisierung und klar strukturierte Prozesse sind der eine Hebel. Der zweite: Aufgaben, bei denen KI zuarbeiten kann, ohne die Verwaltungsentscheidung selbst zu treffen.
Wo KI heute Routinearbeit übernimmt
Genau hier setzt RathausGPT an. RathausGPT ist eine KI-Lösung für Städte, Gemeinden und kommunale Einrichtungen, die auf eigener Infrastruktur oder im kommunalen Rechenzentrum betrieben wird. Die Idee dahinter ist nicht, Entscheidungen an eine KI abzugeben, sondern die Vorarbeit zu verkürzen.
Ein Beispiel aus dem Alltag: Eine Anfrage zur Sondernutzung einer Verkehrsfläche geht ein. Die zuständige Person klärt die Zuständigkeit, sucht die passende Satzung, prüft die Gebührenordnung, gleicht mit vergleichbaren Fällen ab und formuliert eine Antwort. Die fachliche Bewertung dauert wenige Minuten. Das Zusammensuchen der Grundlagen dauert oft deutlich länger.
Eine KI mit Zugriff auf Satzungen, Verordnungen und interne Dokumente dreht dieses Verhältnis um. Sie liefert die relevanten Stellen samt Fundstelle, schlägt einen Antwortentwurf vor und bereitet den Aktenvermerk vor. Geprüft, verantwortet und freigegeben wird weiterhin von der zuständigen Person.
Damit verschiebt sich die Leitfrage: Nicht „Wie beantworten wir mehr KI-generierte Anträge?“, sondern „Welche Arbeit können wir mit KI sinnvoll reduzieren?“
Fünf Ansatzpunkte für den Einstieg
- Wissen auffindbar machen: Satzungen, Verordnungen und interne Dokumente werden über eine intelligente Suche zugänglich, statt in Ordnern und Laufwerken verteilt zu bleiben.
- Dokumentation vorbereiten: Protokolle, Aktenvermerke und Zusammenfassungen entstehen als Entwurf aus vorhandenen Informationen.
- Anfragen strukturieren: Wiederkehrende Anliegen werden klassifiziert und für die Bearbeitung vorsortiert.
- Formulare unterstützen: Angaben lassen sich auf Vollständigkeit prüfen, bevor ein Vorgang in die Bearbeitung geht.
- Antworten entwerfen: Bei häufigen Anliegen greifen Mitarbeitende auf geprüfte Textbausteine und Entwürfe zurück.
Welche Aufgaben automatisiert und welche nur unterstützt werden, hängt vom Prozess ab. Die Grenze verläuft dort, wo fachliche Bewertung und Verantwortung beginnen.
Für welche Verwaltungen lohnt sich der Einsatz?
Besonders für Kommunen, in denen Fachwissen über viele Dokumente verteilt liegt, wiederkehrende Anfragen einen relevanten Teil der Arbeitszeit binden und Prozesse dokumentationsintensiv sind. Je größer der Anteil an Suchen, Zusammenstellen und Formulieren, desto größer der Hebel.
Ebenso wichtig wie der Anwendungsfall ist die Frage, wo die Daten verarbeitet werden. RathausGPT läuft auf eigener Infrastruktur oder im kommunalen Rechenzentrum. Datenverarbeitung und Datenhoheit bleiben innerhalb der gewählten Umgebung.
Das ist der Unterschied zu einem externen Chatbot. Für eine Verwaltung zählt nicht nur, was ein Sprachmodell kann, sondern welche Daten es verarbeitet, wie es in bestehende Prozesse eingebunden ist und wer die Kontrolle über die Technologie behält.
Der nächste Schritt: KI als Entlastung denken
Die Diskussion um KI in Behörden sollte nicht bei der möglichen Antragsflut enden. Dieselbe Technologie, die Bürgerinnen und Bürgern das Formulieren erleichtert, kann Verwaltungen die Bearbeitung erleichtern.
Entscheidend ist nicht, möglichst viel mit KI zu machen, sondern die richtigen Aufgaben zu identifizieren. Dort, wo heute Zeit in wiederkehrende Arbeit fließt, entsteht Raum für das, wofür Menschen gebraucht werden: fachliche Bewertung, Verantwortung und persönlicher Kontakt.
Du willst wissen, welche Prozesse sich in deiner Verwaltung eignen? Im Analysegespräch schauen wir uns gemeinsam an, wo RathausGPT konkret entlasten kann.